A solução de videoconferência para órgãos públicos
A redução de custos está na pauta de empresas de diversos setores. Além disso, a responsabilidade com os gastos públicos é, nos dias de hoje, uma das exigências da sociedade. Por conta disso, muitos órgãos públicos estão otimizando tempo e recursos ao realizar audiências, reuniões e treinamentos remotos. Porém, para isso, é necessário contratar um bom serviço de videoconferência, que seja capaz de atender às necessidades da sua instituição.
Quer conhecer mais sobre a solução de videoconferência para órgãos públicos? Continue lendo e saiba mais!
Saiba por que contar com a videoconferência em órgãos públicos
Contar com serviços públicos de qualidade é um direito conquistado no papel há bastante tempo. Entretanto, à medida que a população se torna mais consciente, ela começa a exigir que isso se torne uma realidade em nosso país.
Por mais que esse movimento seja bem lento aqui no Brasil, nós conseguimos perceber que diversos gestores conscientes de órgãos públicos já começaram a se adequar a essa nova realidade. Ou seja, eles estão procurando conduzir essas instituições com o mesmo profissionalismo, transparência e responsabilidade utilizada na gestão privada.
Uma das primeiras medidas que esses gestores podem tomar é analisar e otimizar a distribuição da receita e o próprio tempo de servidores. Isso significa dedicar uma quantidade menor de recursos para atividades burocráticas e rotineiras e destiná-las a serviços que são mais essenciais para a população.
O serviço de videoconferência é uma das alternativas que esses órgãos encontram para conseguir viabilizar essa otimização. Isso porque:
Significa economia de dinheiro
Sabemos que deslocamentos geram gastos com transporte, alimentação e muitas vezes hospedagem. Por isso, esse é um dos grandes motivos pelo qual um grande número de empresas simplesmente deixou as reuniões presenciais no passado e muitos órgãos públicos estão conseguindo o mesmo caminho e diminuindo seus orçamentos contratando serviços de videoconferência.
Além disso, a videoconferência elimina o problema e faz com que todas essas despesas deixem de existir. Dessa forma, os recursos que anteriormente eram destinados aos deslocamentos podem ser aplicados para beneficiar a população de uma maneira mais direta.
Gera mais economia de tempo
Uma parte das atribuições de muitos funcionários públicos envolve a participação em reuniões em secretarias e departamentos distintos. Por mais que sejam necessárias, elas costumam envolver o participante por mais tempo que o encontro propriamente dito.
Isso ocorre por conta do deslocamento. Por exemplo, nas grandes cidades sabemos que ele é problemático por conta do trânsito. Já no interior, os servidores passam por um problema diferente, os participantes de cidades menores necessitam se deslocar até o polo regional.
Ou seja, o tempo utilizado no deslocamento diminui muito a produtividade dos servidores. Isso porque, muitos deles acabam ficando impossibilitados de comparecer à instituição durante todo um dia ou até mesmo por um período maior, prejudicando o funcionamento dela. Por isso, a economia com o serviço de videoconferências também inclui o tempo que deixa de ser empregado para cumprir com essas obrigações.
Acelera as soluções
É super comum que os órgãos públicos necessitem da aprovação de um conjunto de setores para colocar projetos específicos em prática. Quando isso ocorre de forma presencial, o processo pode acabar demorando um pouco mais porque é necessário conciliar muitas agendas e considerar a necessidade de deslocamento.
Através do serviço de videoconferência, é possível acelerar projetos que envolvem diversos setores, diminuindo atrasos que aconteceriam por conta da indisponibilidade de algum servidor em especial para a aprovação de alguma medida.
Isso torna possível que a administração pública se torne muito mais ágil e apta para atender às demandas da população de uma maneira mais rápida. Dessa forma, os problemas são solucionados prontamente, além de evitar o risco de serem ampliados.
Torna possível a aceleração inteligente de agentes públicos
Algumas áreas costumam ser críticas para a população, que já costuma ser prejudicada com a escassez de agentes. Entretanto, o deslocamento para determinadas atividades desfalca ainda mais a equipe, gerando transtornos e sobrecarregando outros funcionários públicos.
Conheça alguns exemplos de sucesso da videoconferência
A videoconferência é responsável por viabilizar a otimização do tempo e dos recursos financeiros, além de agilizar ações e aumentar a produtividade. Separamos para você exemplos na prática que mostram que isso não é uma idealização. Diversos órgãos ao redor do nosso país estão experimentando esses resultados no dia a dia.
Videoconferência é responsável por reunir testemunhas e réus de 7 cidades
Aqui é possível notar que mesmo quando um servidor necessita se afastar de seu posto habitual de trabalho, ele consegue realizar as atividades indispensáveis referentes à sua função. Esse foi o caso do juiz federal Sérgio Tejada Garcia, que estava em Porto Alegre para participar do Fórum Nacional dos Juízes Federais Criminais e mesmo assim conduziu uma audiência.
Essa audiência, que tratava de uma ação penal, reuniu através da videoconferência quatro testemunhas e três réus que estavam alocados em cidades próximas e distantes. Dessa forma, eles conseguiram participar do interrogatório sem nenhuma necessidade de deslocamento.
Esse recurso tecnológico foi responsável por permitir que a audiência acontecesse exatamente na data estabelecida: 11 de outubro de 2017. Caso ela não estivesse disponível, a previsão é que ela acontecesse apenas em fevereiro ou março de 2018, por conta da agenda da 2° Vara Federal de Rio Grande.
Fonte: https://www.pleimec.com.br/como-contratar-um-servico-de-videoconferencia-para-orgao-publico/
Conheça o passo a passo para contratar um serviço de videoconferência para órgãos públicos
Identifique quais são as necessidades
Um dos primeiros passos para contratar um serviço de videoconferência é entender quais atividades serão realizadas através da videoconferência. Essa definição inicial é muito importante para garantir que o órgão público tenha os recursos de que necessita e invista realmente apenas o necessário para conseguir alcançar os seus objetivos.
Realize uma análise do fornecedor
Após ter definido as necessidades do órgão, chegou a hora de analisar a qualidade da solução que será contratada. Para isso existe um caminho específico: realizar uma análise técnica dos equipamentos e uma avaliação apurada a respeito do fornecedor.
Isso porque, para conseguir contratar um bom serviço de videoconferência, é essencial que o equipamento oferecido realmente tenha os requisitos técnicos necessários para atender às necessidades do órgão. Caso seja possível, agende visitas a locais onde essas soluções já estão instaladas e veja na prática como funcionam. Caso isso não seja possível, não se esqueça de solicitar demonstrações.
É muito importante também analisar atentamente o contrato que o fornecedor se dispõe a fazer com o órgão. Lembre-se de observar questões como oferta de suporte e disponibilidade da equipe técnica. Isso porque, os prazos de atendimento em caso de imprevistos devem ser muito ágeis, impedindo que as atividades sejam inviabilizadas por falta de uma boa assistência.
Fique atento(a) a segurança dos dados
Quando falamos sobre atividades que ocorrem na rede, não podemos negar que a segurança é um ponto bastante crítico. Por isso, você precisa garantir que o trajeto das informações na nuvem seja protegido por recursos técnicos quanto à precaução em relação ao ambiente físico em que o equipamento está inserido e os eventos realizados.
O processo da licitação
Em órgãos públicos, o processo de aquisição de equipamentos diferencia-se do praticado nas empresas privadas. Isso porque, ele envolve a etapa de licitação, na qual os fornecedores concorrem para mostrar que podem oferecer a melhor solução por um preço muito mais justo.
Por isso, o objetivo é garantir transparência ao processo, assegurando que o dinheiro arrecadado através das taxas e impostos seja utilizado de acordo com o interesse público. Ou seja, quando a licitação ocorre da maneira adequada, o órgão possui a oportunidade de encontrar a proposta mais vantajosa existente no mercado. Por isso, é possível escolher o equipamento que condiz com os critérios técnicos com o melhor custo benefício oferecido.
Lembrando que no Brasil, você precisa realizar aquisições através de licitações todos os órgãos da Administração Pública direta e também:
- Fundos especiais;
- Fundações e empresas públicas;
- Autarquias;
- Sociedades de economia mista;
- Entidades controladas direta ou indiretamente por municípios, estados, pela União e também pelo Distrito Federal.
Entretanto, apesar de a licitação ser a regra, existem algumas exceções específicas na legislação que fazem com que esse processo deixe de ser obrigatório, desde que a aquisição dos produtos ou serviços atendam a alguns requisitos.
Os cuidados especiais com a licitação
Um dos principais cuidados quanto à licitação diz respeito à descrição minuciosa dos equipamentos para aquisição e os serviços que você precisa contratar. Além disso, esse é mais um aspecto em que o profissional de TI é decisivo.
A descrição perfeita e detalhada garante que a repartição adquira a solução que realmente atende às suas necessidades. Ao não tomar esse cuidado, a instituição pode estar sujeita a receber produtos e serviços de qualidade inferior porque esse foi o menor preço oferecido pelos fornecedores participantes.
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