O Termo de Referência (TR) é um documento necessário para a contratação de bens e serviços que deve conter os parâmetros e elementos descritivos previamente estabelecidos em legislação pertinente, sendo documento constitutivo da fase preparatória da instrução do processo de licitação. O TR foi regulamentado, em conformidade com a nova lei de licitações e contratos, pela IN n° 081/2022/SEGES .
Quer saber mais sobre esse documento tão importante? Continue lendo e conheça tudo sobre o Termo de Referência (TR).
Saiba quem deve elaborar o Termo de Referência
O TR deverá ser elaborado de maneira conjunta por servidor requisitante e/ou da área técnica (quando a natureza do objeto exigir) ou ainda, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação.
Quando o TR deve ser elaborado?
Como visto anteriormente, o TR é elaborado após a definição da melhor solução para a Administração Pública no ETP. O Termo de Referência é necessariamente posterior ao ETP.
Quando deve ser elaborado o TR e quando deve ser elaborado o projeto básico (PB)?
O projeto básico deve ser usado para a contratação de obras, caso em que não se falará na elaboração de termo de referência.
O TR também deve ser elaborado nas contratações diretas?
Sim! Como documento essencial do planejamento de qualquer contratação de bem ou serviço, o TR deve ser elaborado mesmo quando não houver licitação.
É possível dispensar a elaboração de TR?
O artigo 11 da IN 81/2022 prevê exceções à elaboração do TR. Confira:
Art. 11. A elaboração do TR é dispensada na hipótese do inciso III do art. 75 da Lei n° 14.133, de 2021, nas adesões a atas de registro de preços e nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos.
Parágrafo único. Nas adesões a atas de registro de preços de que trata o caput, o estudo técnico preliminar deverá conter as informações que bem caracterizam a contratação, tais como o quantitativo demandado e o local de entrega do bem ou de prestação do serviço.
Dessa forma, são 3 os casos em que, pelo regulamento federal, é dispensada a elaboração de TR:
(i) na dispensa de licitação para contratações oriundas de licitações desertas ou fracassadas (atendidas todas as condições do art. 75, III da Lei 14133/21): a lógica aqui é a de que, como todas as condições anteriores devem ser mantidas para a regularidade da contratação direta nesse caso, não haveria sequer margem para a Administração alterar o Termo de Referência anterior, que deve ser o mesmo a ser usado como base.
(ii) nas adesões a atas de registro de preços: a lógica aqui também é a mesma, pois na adesão À ata o “carona” não pode alterar as condições do TR e do edital elaborados pelo órgão gerenciador. Entretanto, nesses casos, o ETP deverá conter as informações que bem caracterizam a contratação, tais como o quantitativo demandado e o local de entrega do bem ou de prestação do serviço.
(iii) prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos: como as prorrogações são extensões de prazo do contrato original, também não faria muito sentido alterar as definições iniciais do objeto, sob pena até de se desfigurar a contratação com alterações substanciais do objeto contratual.
Qual a relação do TR com o Plano de Contratações Anual e com o Plano Diretor de Logística Sustentável?
De acordo com o Art. 7° da IN 81/22, o TR “deverá estar alinhado com o Plano de Contratações Anual e com o Plano Diretor de Logística Sustentável, além de outros instrumentos de planejamento da Administração”.
A ideia aqui é manter coerência e racionalidade com os outros instrumentos do planejamento da contratação. Nesse sentido, destaca-se que o próprio artigo 18 da Lei n° 14.133/21 prevê que a fase preparatória “deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual”. Desta forma, o PCA é expressamente positivado na Lei n° 14,133/21 e regulamentado, no âmbito federal, pelo Decreto n° 10.947/2022.
Qual o conteúdo do TR?
A Lei n° 14.133/21, em seu art. 6°, inciso XXIII, conceitua o TR como “documento necessário para a contratação de bens e serviços, que deve conter os seguintes parâmetros e elementos descritivos:
- definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;
- fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;
- descrição da solução como um todo, considerando todo o ciclo de vida do objeto;
- requisitos da contratação;
- modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento;
- modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;
- critérios de medição e de pagamento;
- forma e critérios de seleção do fornecedor;
- estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado;
- adequação orçamentária.
O art. 40 da mesma Lei dispõe ainda que “o termo de referência deverá conter os elementos previstos no inciso XXIII do caput do art. 6° desta Lei, além das seguintes informações:
(i) especificação do produto, preferencialmente conforme catálogo eletrônico de padronização, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança;
(ii) indicação dos locais de entrega dos produtos e das regras para recebimentos provisório e definitivo, quando for o caso;
(iii) especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso”.
Onde deve ser preenchido o TR?
Nesse primeiro momento, enquanto as adequações dos campos de preenchimento estão sendo realizados no módulo de Compras/Contratação do Cobalto, deverão ser utilizados os documentos disponíveis no SEI, a depender do objeto, conforme segue:
(i) PRA Termo de Referência Nova Aquisição s/contrato;
(ii) PRA Termo de Referência Serviço s/contrato;
(iii) PRA Termo de Referência Aquisição Dispensa s/contrato;
(iv) PRA Termo de Referência Serviços c/contrato;
(v) PRA Termo de Referência Contratação Dispensa.
A solução de TIC
Uma solução de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) é um conjunto de tecnologias, serviços e produtos que são desenvolvidos e implementados para atender as necessidades específicas relacionadas à gestão, comunicação, processamento e armazenamento de informações em organizações e empresas.
Essas soluções podem abranger uma ampla variedade de áreas, como redes de comunicação, sistemas de armazenamento de dados, software de gerenciamento empresarial, segurança da informação, serviços em nuvem, desenvolvimento de aplicativos, entre outros.
Geralmente, as soluções de TIC são projetadas para melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade, facilitar a colaboração entre equipes, proteger os dados sensíveis e fornecer insights por meio da análise de dados. Elas são essenciais para organizações de todos os tamanhos e em diversos setores, ajudando a impulsionar a inovação e a competitividade no mercado.
Como funciona a compra de solução de TIC?
A compra de uma solução de TIC envolve vários passos e considerações importantes para garantir que as necessidades da organização sejam atendidas de forma eficaz e eficiente. Aqui está um guia básico sobre como funciona o processo de compra de soluções de TIC:
Identificação de necessidades
A organização precisa identificar claramente suas necessidades e requisitos em termos de tecnologia da informação e comunicação. Isso pode incluir a necessidade de software específico, hardware, serviços de rede, segurança cibernética, entre outros.
Elaboração de requisitos
Com base nas necessidades identificadas, a organização deve elaborar uma lista de requisitos detalhados que a solução de TIC deve atender. Isso pode incluir funcionalidades específicas, integração com sistemas existentes, requisitos de segurança, escalabilidade e suporte técnico, entre outros.
Pesquisa de mercado
A organização deve realizar uma pesquisa de mercado para identificar fornecedores e soluções que atendam aos requisitos definidos. Isso pode envolver a solicitação de informações de diferentes fornecedores, consulta a análises de mercado, participação em eventos do setor e busca de recomendações de colegas e especialistas.
Avaliação de fornecedores
Com base na pesquisa de mercado, a organização deve avaliar os fornecedores em potencial com base em critérios como reputação, experiência, qualidade das soluções oferecidas, custo, suporte técnico e capacidade de entrega.
Desenvolvimento de propostas e negociação
Uma vez selecionados os fornecedores preferenciais, a organização pode solicitar propostas formais que detalham os produtos e serviços oferecidos, custos associados, prazos de entrega, termos e condições contratuais. Este é um estágio onde as negociações podem ocorrer para garantir que os termos do contrato sejam mutuamente benéficos.
Tomada de decisão e aquisição
Com base nas propostas recebidas e nas negociações realizadas, a organização toma uma decisão final sobre o fornecedor escolhido. Isso pode envolver a assinatura de contratos, a alocação de orçamento e outros procedimentos administrativos necessários para formalizar a aquisição.
Implementação e integração
Uma vez adquirida a solução de TIC, a organização trabalha com o fornecedor para implementar e integrar a solução em seu ambiente de TI existente. Isso pode envolver instalação de software, configuração de hardware, migração de dados, treinamento de usuários e outros processos relacionados.
Avaliação e suporte contínuo
Após a implementação, a organização avalia regularmente a eficácia da solução de TIC e o desempenho do fornecedor. Além disso, é crucial contar com suporte técnico contínuo para resolver problemas, fornecer atualizações e garantir que a solução atenda às necessidades em evolução da organização.
Como fazer a contratação de equipamentos de TIC?
O processo de contratação de soluções TIC é composto por 3 fases sequenciais, sendo elas: planejamento da contratação, seleção do fornecedor e a gestão do contrato. Em paralelo a essas fases acontece o gerenciamento de riscos.
A norma que rege o processo de contratação de soluções de TIC é a IN SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, e já foi atualizada pela IN SGD/ME n° 202, de 18 de setembro de 2019 e pela IN SGD/ME n° 31, de 23 de março de 2021.
A central de compras
As compras centralizada de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação são realizadas através da Central de Compras da Secretaria Gestão do Ministério da Economia e objetivam, sobretudo, a padronização, a eficiência administrativa, a racionalização de processos e a economicidade através do ganho de escala nas contratações públicas.
A Central de Compras é responsável pelo desenvolvimento, proposição e implementação de modelos, mecanismos, processos e procedimentos para aquisição, contratação, alienação e gestão centralizadas de bens e serviços de uso em comum pelos órgãos e pelas entidades do Poder Executivo Federal e mantém portfólio de projetos destinado a atender necessidades estrategicamente definidas dentro do Sistema de Serviços Gerais – SISG.
No contexto de Tecnologia da Informação e Comunicação, a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação e Comunicação da Central de Compras é responsável por planejar, coordenar, supervisionar e executar atividades para realização de aquisições; contratações e gestão de produtos e serviços TIC, de uso comum, para atender aos órgãos e às entidades da administração pública federal.
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A LFC é uma empresa estabelecida há mais de 15 anos no mercado de representação de vendas em soluções de Tecnologia da Informação (TI). Nosso foco principal é atender às demandas do setor público, proporcionando soluções personalizadas e eficientes para as necessidades específicas de cada órgão ou entidade governamental.
Contamos com uma equipe de profissionais altamente qualificados em tecnologia, sempre prontos para colaborar com os Estudos Técnicos Preliminares necessários para qualquer tipo de aquisição de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC). Nossa expertise nos permite oferecer suporte em todas as etapas do projeto, desde a análise das necessidades até a implementação e o suporte pós-venda.
Na LFC, entendemos a importância da tecnologia para o setor público e estamos comprometidos em fornecer as melhores soluções para impulsionar a eficiência, a segurança e a inovação nas instituições governamentais.
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Fonte: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/02/Elaboracao-do-ETP-e-TR-Lei-14133-final-1.pdf
Fonte: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/sisp/guia-do-gestor/contratacao